متابعة العيادة عن بعد: إيه اللي تبص عليه كل يوم وانت برّه العيادة

متابعة العيادة عن بعد مش معناها إنك تكلّم الاستقبال كل ساعة. معناها إنك تبص على كام رقم ثابت كل يوم: كام مريض جه، ومتوسط الانتظار، ومين ما جاش من المحجوزين والمتابعات، واتحصّل كام وبأنهي طريقة، والخزنة فيها كام، والمصروفات، وحجوزات بكرة، والفريق وصل ولا لأ.

صاحب العيادة اللي مش موجود في العيادة طول الوقت، سواء كان دكتور شغال في مستشفى الصبح، أو صاحب عيادة فيها دكاترة تانيين، بيقع غالبًا في واحد من غلطين. يا إما يتصل كل شوية ويسأل «الدنيا عاملة إيه؟»، فالاستقبال يتوتر ويتقطع شغله. يا إما ما يسألش خالص لحد آخر الشهر، ويتفاجئ بحاجات كان ممكن تتصلح من بدري. الحل في النص: ملخص يومي ثابت تبص عليه في دقيقتين.

ليه المكالمة كل ساعة مش حل

• بتقطع الشغل. كل مكالمة معناها مريض واقف قدام الاستقبال مستني.
• بتجيب إجابة تقريبية. «الحمد لله زحمة» مش رقم.
• بتحسس الفريق إنه متراقب بدل ما يحس إنه مسؤول.
• مش بتتجمع. بعد أسبوع مش هتفتكر يوم التلات كان عامل إزاي.

الأرقام اللي تبص عليها كل يوم

المرضى

• عدد المرضى: وكام منهم كشف جديد وكام متابعة.
• متوسط الانتظار: من وقت تسجيل المريض لحد ما اتنادى. لو بيزيد يوم بعد يوم، فيه حاجة محتاجة تتظبط في الترتيب أو المواعيد.
• اللي ما جوش: حجوزات بميعاد عدّى وقتها والمريض ما جاش، ومتابعات كان ميعادها النهارده وما حصلتش.
• بكرة: كام محجوز، وكام منهم متابعة.

الفلوس

• اتحصّل كام: مقسوم على نقدي ومحفظة وإنستاباي.
• اترد كام لو فيه استرداد.
• المصروفات اللي اتدفعت النهارده.
• الخزنة: النقدي اللي المفروض يكون في الدرج بعد الاسترداد والمصروفات.
• مين عليه فلوس: مرضى اتكشف عليهم ولسه ما دفعوش.

الفريق

• كام وصل من اللي المفروض ييجوا النهارده.

إمتى تبص؟ ٣ مرات كفاية

1. أول الفترة: الفريق وصل؟ والحجوزات النهارده كام؟
2. نص اليوم: بصة سريعة على الطابور. فيه زحمة غير عادية؟ الانتظار طويل؟
3. آخر اليوم: الملخص كامل، والخزنة اتقفلت.

غير كده، سيب الفريق يشتغل. ولو فيه حاجة محتاجة تدخلك، الاستقبال هو اللي يكلمك.

إزاي تقرا الأرقام دي

الرقم لوحده في يوم واحد ما بيقولش كتير. اللي بيقول هو الاتجاه على كام يوم أو كام أسبوع:

• الانتظار بيزيد والمرضى نفس العدد: غالبًا المشكلة في الترتيب أو في تأخير بداية الفترة.
• المتابعات اللي ما جتش بتكتر: محتاج تفكير أحسن قبل الميعاد. فيه أفكار عملية في مقال تقليل غياب المرضى عن المواعيد.
• فرق في الخزنة بيتكرر: مش لازم يبقى فيه حد غلطان. ممكن فلوس تحويل اتسجلت نقدي بالغلط. راجع خطوات التقفيل في مقال تقفيل الخزنة آخر اليوم.
• مرضى كتير عليهم فلوس: راجع إمتى بيتحصّل الكشف، قبل الدخول ولا بعده.
• بكرة فاضي غير العادة: ممكن يكون وقت كويس لتفكير المتابعات المتأخرة.

ولو عايز تبص على الصورة الأكبر، زي الشهر كله أو مقارنة فترة بفترة، ده دور التقارير مش الملخص اليومي. شرحناه في مقال إدارة تحصيل العيادة والتقارير.

لما رقم يقلقك: تعمل إيه؟

هتيجي أيام تلاقي فيها رقم مش مريح: فرق في الخزنة، أو متوسط انتظار ساعة ونص، أو نص المتابعات ما جتش. رد الفعل الأول بيبقى إنك تتصل وتسأل بعصبية. استنى، وامشي على الخطوات دي:

1. اتأكد إن الرقم مش يوم استثنائي. بص على الأيام اللي قبله. يوم واحد وحش ممكن يكون له سبب واضح، زي دكتور اتأخر أو حالة طولت.
2. اسأل سؤال واحد مفتوح: «الانتظار كان طويل النهارده، إيه اللي حصل؟». واسمع الإجابة للآخر.
3. دوّر على السبب في الطريقة، مش في الشخص. هل الحجوزات كلها كانت في أول ساعة؟ هل التحويلات بتتسجل نقدي؟ هل محدش فكّر المتابعات؟
4. اتفقوا على تعديل واحد وجرّبوه أسبوع.
5. بص على نفس الرقم بعد الأسبوع وشوف اتحسن ولا لأ.

لو العيادة فيها أكتر من دكتور

هنا الملخص بيبقى أهم، لأنك مش هتقدر تسأل كل دكتور عن يومه. حاول تعرف أرقام كل دكتور لوحده: عدد مرضاه، ومتوسط الانتظار عنده، ومتابعاته اللي ما جتش. لو دكتور الانتظار عنده دايمًا أطول من الباقي، ممكن الحل يبقى في عدد الحجوزات اللي بتتاخد له في الساعة، مش في سرعته. وخلي كل دكتور يتابع أرقام مرضاه هو، علشان يعرف يومه بنفسه من غير ما يستناك.

متابعة من غير ما تبقى مراقبة

الفرق بين صاحب عيادة الفريق بيحبه وصاحب عيادة الفريق بيخاف منه، غالبًا في طريقة استخدام الأرقام دي.

• اسأل عن السبب، مش عن الغلطان. «الانتظار كان طويل امبارح، حصل إيه؟» أحسن من «مين اللي أخّر المرضى؟».
• اجمع الملاحظات واتكلم فيها مرة في الأسبوع، مش كل ما تشوف رقم.
• قول للفريق إنك بتشوف الملخص. الشفافية بتريّح الكل.
• اشكر لما الأرقام تتحسن. الفريق محتاج يعرف إن الشغل الكويس بيتشاف كمان.

الخصوصية وانت برّه العيادة

انت بتفتح الأرقام دي من موبايلك، في الشارع أو في مستشفى أو في البيت. علشان كده الملخص المفروض ما يبقاش فيه أسامي مرضى. الأرقام كفاية للإدارة. ولو الإشعار بيظهر على شاشة القفل، يبقى أحسن المبالغ ما تظهرش عليها.

قائمة دقيقتين آخر اليوم

• عدد المرضى قريب من المعتاد؟
• متوسط الانتظار طبيعي؟
• فيه متابعات ما جتش محتاجة تفكير بكرة؟
• الخزنة اتقفلت؟ وفيه فرق؟
• فيه مرضى عليهم فلوس؟
• بكرة فيه زحمة غير عادية محتاجة استعداد؟

لو كل الإجابات مريحة، اقفل الموبايل ومتتصلش. ده في حد ذاته رسالة ثقة للفريق.

ملخص اليوم في sCheckup

«ملخص اليوم» ميزة حسب الباقة، وبتوريك اليوم في صفحة واحدة:

• عدد المرضى، وكام كشف وكام إعادة، ومتوسط الانتظار من التسجيل لحد النداء.
• «ما جوش»: الحجوزات والمتابعات اللي ما حصلتش.
• «بكرة»: كام محجوز، وكام منهم متابعة.
• الفريق: كام وصل من كام، لو حضور الفريق شغال.
• الفلوس، لو الحسابات ضمن باقتك: اتحصّل كام واترد كام والمصروفات والصافي، مقسومين على نقدي ومحفظة وإنستاباي، والنقدي اللي المفروض في الخزنة.
• تقدر ترجع لأي يوم من آخر ٦ شهور.

وفيه ملخص آخر اليوم على موبايلك كإشعار: بيوصلك لما الخزنة تتقفل، أو حوالي نص ساعة بعد آخر فترة. فيه كشف كام وإعادة كام، واتحصّل كام، وكام عليهم فلوس، وكام ما جوش، وكام محجوز بكرة، من غير أسامي. وتقدر تخفي المبالغ علشان شاشة القفل. والأيام الفاضية ما بيتبعتش فيها حاجة. على الآيفون لازم تضيف الصفحة للشاشة الرئيسية الأول علشان الإشعارات تشتغل.

الدكتور لو فتح الملخص بيشوف مرضاه هو بس. وفلوس العيادة كلها بتبان لصاحب العيادة بس، إلا لو هو شغّل «الدكاترة يشوفوا حسابات العيادة». ولو عندك أكتر من عيادة في حساب واحد، الإشعار بيفتح ملخص العيادة بتاعته. ولو عايز تشوف الطابور نفسه وهو شغال، السيستم كله بيفتح من متصفح الموبايل.

ولشغل الاستقبال اللي بيطلع الأرقام دي صح من الأساس، ارجع لدليل مهام سكرتيرة الطبيب. ولباقي أدوات صاحب العيادة، افتح صفحة المميزات. وحتى لو لسه شغال بورق، ابدأ من بكرة: اطلب من الاستقبال رسالة آخر اليوم فيها الأرقام دي بنفس الترتيب كل يوم.