اجعل التسجيل جزءاً من الزيارة
أكثر الأخطاء تحدث عندما تُسجل الزيارة في مكان والتحصيل في دفتر آخر ثم تُراجع في نهاية اليوم. اربط التحصيل بالزيارة أو الخدمة عندما يتم تحصيله، وسجّل طريقة الدفع بوضوح. بذلك يصبح التقرير نتيجة للعمل اليومي وليس مهمة إضافية آخر اليوم.
لا تبدأ بتعقيد الحسابات. يكفي أولاً أن تعرف التحصيل اليومي، وعدد الزيارات، والخدمات المتكررة، وأي مبالغ تحتاج متابعة.
مراجعة خمس دقائق قبل إغلاق العيادة
- راجع عدد المرضى المسجلين مقابل عدد الزيارات المكتملة.
- راجع التحصيل حسب طريقة الدفع أو الخدمة عند الحاجة.
- سجل المبلغ المؤجل أو الملغى بسبب واضح، ولا تتركه كفرق مجهول.
- اطلع على ملخص اليوم مع المالك أو الشخص المسؤول فقط.
- استخدم بيانات الأسبوع لتحديد ساعات الضغط والخدمات الأكثر طلباً.
التقرير أداة قرار وليس مجرد رقم
عندما ترى نمطاً متكرراً، مثل ازدحام في فترة معينة أو انخفاض في خدمة بعينها، تستطيع اتخاذ قرار تشغيل: تعديل مواعيد، إضافة موظف استقبال في وقت الذروة، أو مراجعة قائمة الخدمات. لا تستخدم التقرير لاتخاذ قرار طبي أو للحكم على حالة المريض.
في sCheckup ترتبط الزيارة والتحصيل والتقارير داخل سير العمل، مما يساعد المالك على متابعة يوم العيادة دون جمع معلومات من ملفات كثيرة.